À quoi ressemble une automatisation, concrètement ?

Du mail de demande au devis relancé.

Une entreprise de plomberie-chauffage de quatre personnes. Les demandes arrivent par mail et par le site. Le gérant chiffre le soir, sur un modèle Excel, puis ressaisit dans son logiciel de facturation quand le devis est accepté.

• Formulaire en ligne
• Messagerie
• Make ou n8n
• Logiciel de devis
• IA pour lire les demandes

1. La demande arrive par le formulaire du site ou par mail. L'IA en extrait l'essentiel (type de travaux, adresse, urgence, photos) et crée une fiche.
2. Un accusé de réception part immédiatement, avec les questions manquantes et un lien pour réserver un créneau de visite.
3. Un devis prérempli est préparé dans le logiciel, à partir des ouvrages et prix habituels. Le gérant le complète et le valide : c'est lui qui chiffre, l'outil lui évite la mise en page et la recopie.
4. Relances automatiques à J+7 puis J+15 si le devis n'est pas signé, avec un ton qui reste celui de l'entreprise.
5. Devis accepté ? Il devient facture d'acompte sans ressaisie, et le chantier apparaît dans le planning partagé.

Les factures fournisseurs qui se rangent seules.

Une boutique avec un site marchand et une quarantaine de fournisseurs. Chaque facture reçue en PDF est ouverte, recopiée dans un tableur de suivi, puis transmise au comptable. Les demandes « où en est ma commande ? » s'accumulent dans la boîte de réception.

• Messagerie
• Lecture de PDF par IA
• Google Sheets ou Excel
• Drive partagé
• Site marchand

1. Les factures reçues par mail sont repérées et enregistrées dans un dossier classé par fournisseur et par mois.
2. Montants, dates et numéros sont extraits automatiquement et ajoutés au tableau de suivi, marqués « à vérifier ».
3. Un contrôle simple signale les écarts : montant inhabituel, doublon, facture sans commande correspondante.
4. Chaque fin de mois, le comptable reçoit le dossier complet et le récapitulatif, sans relance.
5. Les demandes de suivi de commande reçoivent une réponse automatique avec le statut réel de la commande, tiré du site marchand.

Les commandes reçues par mail, saisies sans être retapées.

Une PME qui reçoit ses commandes clients sous forme de PDF ou de tableaux joints à des mails, chacun dans un format différent. Deux personnes les ressaisissent dans le logiciel de gestion, avec des erreurs de référence de temps en temps.

• Messagerie
• IA pour lire les commandes
• n8n
• Logiciel de gestion (import ou API)

1. Chaque mail de commande est détecté, et la pièce jointe lue, quel que soit son format.
2. Les lignes sont rapprochées du catalogue : références, quantités, prix. Les correspondances incertaines sont signalées plutôt que devinées.
3. Une commande brouillon est créée dans le logiciel de gestion. Un opérateur la valide d'un coup d'œil.
4. L'accusé de réception part au client avec le délai prévu.

Les variables de paie de cinq restaurants, sans une feuille imprimée.

Un franchisé qui exploite cinq restaurants de restauration rapide, environ 150 salariés, beaucoup de temps partiels et de changements de planning. Chaque mois, le service paie récupère les heures, absences et primes de chaque site sur papier ou dans des fichiers Excel différents, les recoupe à la main, puis les saisit dans le logiciel de paie. Pour connaître la rentabilité d'un restaurant, il faut attendre que quelqu'un compile les chiffres.

• Outil de planning
• Formulaires en ligne
• n8n
• Logiciel de paie (import)
• Tableau de bord

1. Chaque manager de restaurant saisit ses éléments variables (absences, primes, repas, heures complémentaires) dans un formulaire unique, au lieu d'un fichier par site. Les heures prévues sont récupérées directement depuis l'outil de planning.
2. Des contrôles automatiques signalent les incohérences avant la paie : heures au-delà du contrat, absence sans justificatif, salarié présent au planning mais absent des variables.
3. Les managers en retard sont relancés automatiquement, avec la liste de ce qui manque.
4. Un fichier d'import propre est préparé pour le logiciel de paie. La gestionnaire de paie vérifie les anomalies signalées, puis lance la paie comme d'habitude : le calcul, la DSN et l'application de la convention collective restent dans son logiciel et entre ses mains.
5. Les justificatifs sont classés automatiquement par salarié et par mois. Plus rien n'est imprimé pour être archivé.
6. Un tableau de bord par restaurant se met à jour chaque semaine : chiffre d'affaires, heures travaillées, ratio masse salariale sur chiffre d'affaires. La direction voit les écarts sans attendre la fin du mois.

Les données des salariés sont des données personnelles protégées : accès limité au strict nécessaire, outils hébergés en Europe quand c'est possible, et travail autour des outils imposés par le franchiseur plutôt qu'à leur place. En savoir plus pour les réseaux multi-sites.

Le point du lundi, prêt avant le café.

Un bureau d'études de douze personnes. Chaque lundi, la direction compile les temps passés, l'avancement des affaires et la facturation à partir de trois fichiers différents, pour la réunion d'équipe.

• Feuilles de temps
• Logiciel de facturation
• Tableur partagé
• Tableau de bord

1. Les temps saisis par chacun sont récupérés automatiquement chaque vendredi soir.
2. Ils sont rapprochés des affaires, des budgets vendus et de la facturation déjà émise.
3. Un tableau de bord se met à jour : affaires en dépassement, factures à émettre, charge de la semaine suivante.
4. Le lundi à 8 h, un résumé arrive par mail à la direction, avec les trois points d'attention de la semaine.